Dokumentacija akademinėse institucijose – iššūkis IT skyriams
Valstybinės mokyklos, universitetai ir privačios institucijos dar prieš COVID-19 pandemiją demonstravo veiksmingo studentų ir dėstytojų dokumentų valdymo poreikį.
Švietimo įstaigos, didžioji dauguma, privalo saugoti duomenis – tam tikrą metų skaičių ar net visam laikui. Skaitmeninti ir valdyti tūkstančius duomenų yra didelis iššūkis bet kuriam subjektui. Anksčiau tai reiškė, kad institucijai reikia išteklių milijonams popierinių dokumentų puslapių saugoti ir dalytis.
Norint skaitmeninti analogines popierines kolekcijas tokioje didelėje struktūroje, reikia sudėtingų ir integruotų sistemų bei nusistovėjusio duomenų perkėlimo į skaitmeninį pasaulį proceso. Universiteto prašymai, registracijos formos, testų rezultatai, asmens dokumentai turi būti teisingai kataloguojami ir saugomi laikantis saugumo standartų. Fujitsu dokumentų skaitytuvai garantuoja greitą ir lengvą skaitmeninimą bei dokumentų dalijimosi aplinkoje organizavimą.
Skaitmeninimo diegimo pranašumai vartotojams dažnai kelia daug klausimų:
Ar sunku naudoti įrenginį?
„Fujitsu“ sprendimai palengvina administratorių darbą, o jais patogu naudotis. Net ir tiems, kurie jų anksčiau nenaudojo, bus naudingi.
Ar jūsų nuskaityti vaizdai yra aiškūs ir aiškūs?
Dokumentų skaitytuvų rinkos lyderis teikia jums tokią programinę įrangą kaip PaperStream Capture, PaperStream IP, ScanSnap Home ir kt., kad palaikytų skaitmeninimą ir pagerintų išvesties kokybę.
Kaip išsaugomi failai?
Skaitmeninius dokumentus galima išsaugoti įvairiais formatais, tokiais kaip PDF, WORD ir EXCEL.
Juos galima lengvai išsiųsti el.
Ar skaitytuvas gali susidoroti su įvairių tipų dokumentais?
Tinkamai parinktas pagal Jūsų poreikius įrenginys atitiks visus Jūsų reikalavimus; pavyzdžiui, ilgų dokumentų skenavimas medicinoje – Fujitsu skaitytuvai suskaitmenina dokumentus iki 5,5 m.
Skaitmeninimo poreikiai dažnai skiriasi, priklausomai nuo universiteto. Skaitmeniniams skaitytuvams gali tekti suskaitmeninti asmens dokumentus, pvz. Asmens tapatybės kortelės, pasai.
Fujitsu if-800R
Šis nepastebimas įrenginys sujungia mobiliojo skaitytuvo ir biuro tiektuvo funkcijas. Idealiai tinka administraciniam darbui, kur yra mažai darbo vietos. Jo mažas dydis ir pridedama programinė įranga leidžia lengvai aptarnauti klientus registratūroje arba sekretorės biure. „Return Scan“ ir „U-Turn Scan“ technologijos suteikia įrenginiui konkurencinį pranašumą.
Pirmoji leidžia per įrenginio priekyje esančią angą nuskaityti pasus, asmens tapatybės korteles ir kitus storus dokumentus. Užuot paėmęs dokumentą į vieną angą ir ištraukęs iš kitos, skaitytuvas paima ir išstumia dokumentą per tą patį angą.
„U-Turn Scan“ technologija taupo dar daugiau vietos ant stalo – popieriaus kelio mechanizmas yra U formos, todėl nereikia priekinio išvesties dėklo. Kitaip tariant, dokumentai grįžta į išvesties dėklą, kuris stovi vertikaliai korpuse.
Fujitsu if-800R
Skaitytuvas optimizuoja biuro patalpų organizavimą naudodamas „Wi-Fi“ funkciją, leidžiančią jį įdėti bet kurioje sekretorės biuro vietoje. Su skaitytuvu įtrauktas „Fujitsu“ parketas leidžia eksportuoti failus į serverį, pagrindinį kompiuterį arba per patį įrenginį. Didelis jutiklinis ekranas su iš anksto nustatytų procesų mygtukais leidžia juo naudotis net mažiau patyrusiems vartotojams. Greitis, kuriuo mes nuskaitome visą dėklą įvairaus laipsnio dokumentų, siekia net 60 puslapių per minutę, todėl biure dirbame lanksčiai.